Análisis de puesto: secretario (a) de oficina privada de agencia de viajes
1- Actividades del trabajo
· Realizar guías de viaje.
· Contestar llamadas.
· Atender a proveedores.
· Pagar facturas.
Para realizar una guía de viajes se hace lo siguiente
Pedir datos y elaborar una guía.
Separar copia verde de guía.
Anotar consecutivo en libreta.
Entregar factura original al cliente.
Para pagar facturas se hace lo siguiente
Hacer contra recibo, entregar el original.
Después de 15 días cobrar.
Realizar el trabajo responsablemente, de manera amable y ordenadamente.
2- Actividades orientadas al trabajo
Dentro del trabajo se debe tratar de forma amable a las personas que acuden a nuestra oficina.
Los movimientos más comunes son el movimiento de las manos y prácticamente estar sentado casi todo el tiempo.
Las exigencias en el trabajo son llegar a tiempo, no fumar con frecuencia, si es necesario avisar con anticipación y tener todo ordenado en el área de trabajo (oficina).
3- Máquinas, herramientas, equipo y ayuda que se utilizan en el trabajo
Las herramientas que son más comunes pueden ser: computadora, maquina de escribir, impresoras, fax, libreta, lápiz, etc., en cuestión de muebles pueden ser: escritorio, archivero y silla.
4- Tangibles e intangibles relacionados con el puesto
Es tener el conocimiento de los procesos que se llevan a cabo, como conocimiento de control de archivos y facturaciones que es lo esencial en estos tipos de negocios.
Algunos de los materiales procesados son: vales de diesel, recargas de gasolina, cheques, pólizas, guías de viaje.
Los productos elaborados para el secretario (a), más usuales son las guías de viaje, cheques con su respectiva póliza.
5- Desempeño del trabajo
Los errores más comunes del secretario son al momento de hacer cuentas, al llenar cheques, llenar mal una guía viaje.
Las normas de trabajo son que su existe duda en alguna actividad es mejor preguntar antes y no cometer un error ya que es una de las normas mas importantes de la empresa.
El tiempo más conveniente para realizar una guía por ejemplo seria alrededor de 7 min. Ya que se realiza en computadora y hay que tomar tiempo para no cometer un error.
6- Contexto del puesto
Para llevar a cabo el programa es empezar primero por lo mas vigente que el dueño nos haiga indicado, el día hábil para después continuar con lo que esta pendiente para el día siguiente y los de mas días, para ir al corriente y no dejar el trabajo atrasado.
Que tenga una cuenta de ahorro, vales de despensa, seguro de vida.
Un secretario (a) debe de tener un lugar fijo de trabajo para poder llevarlo bien ya que se maneja mucha papelería y es necesario tenerlos ordenados.
7- Requerimientos personales para el puesto
Tengan habilidad para llevar a cabo movimientos de dinero ya saber organizar y elaborar bien los documentos.
Exige de su capacidad de liderazgo, habilidad para comunicar, visión a largo plazo, tener un nivel académico bueno y ser profesionista en equipo.
Debe tener una experiencia mínima de un año.
Durante esta actividad de resumen de tipo de datos reunidos por medio del análisis del puesto en el registro de actividades hicimos una actividad extra la cual explicamos por medio de una secuencia de dibujos la cual se muestra a continuación:
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