Descripción del Puesto

Modelo de Descripción: libre (oficina)

1) Descripción de Puesto:
- Nombre del Puesto: SECRETARIA
- Clave: DP- 3
- Ubicación: Oficina de la Planta Depto. de Personal
- Reporta: Al jefe de personal
- Personal a sus ordenes: Office – Boy (Ayudante general)
- Puestos conexos - Inferior: Auxiliar de oficina
- Superior: Secretaria de Gerencia
- Fecha del Análisis 25 de octubre de 2005
- Reviso Tec.: Santiago Uriarte
- Analizo Lic. Ricardo de Salamanca

2) Descripción Genérica
“Auxilia el trabajo del Jefe de Personal tomando dictado y haciendo transcripciones mecanográficas y digitales, llevando el archivo, recibiendo personal y recados e interviniendo en algunos trámites de la selección de personal y formulación de concentraciones y estadísticas”

3) Descripción Específica: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ %aproximado de la jornada
a) Servicios estenográficos
1) Toma de dictado y transcripción _ _ _ _ _ _ _ _ 40%
2) Contestación de correspondencia sencilla _ _ _ 5%
3) Pasa boletines, circulares, etc. _ _ _ _ _ _ _ _ _ 10%
4) Vigila al Office – Boy en sus labores _ _ _ _ _ _ 2%
5) Despacha oportunamente la correspondencia _ 8%
b) Archivo _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ 12%
1) Apertura de expedientes del Personal
2) Proporciona Información del Personal a otros Dpto.
3) Archiva correspondencia
4) Apertura de control para cada trabajador de
Asistencia, Vacaciones, Faltas, Cambios de puesto, etc.
c) Comunicación _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ 3%
1) Atiende al personal y personas visitantes al departamento
2) Atiende llamadas telefónicas
3) Lleva control de Agenda del Jefe de Personal y depto.
d) Vigilancia de la oficina _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 5%
1) Orden y Limpieza del depto.
2) Gestión de mantenimiento preventivo y/o correctivo
de Infraestructura y equipo
e) Selección de Personal _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 10%
1) Recibe a Solicitantes de Vacantes (candidato al puesto)
los instruye en documentación a entregar y cita aquellos
requeridos para Entrevista
2) A los solicitantes aprobados en entrevista los programa
para Examen Médico y recoge oportunamente los
Resultados
3) Investiga Referencias
4) Hace los Contratos
5) Pide oportunamente informe a Supervisores posterior
al periodo de prueba
f) Control de Ausentismo _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 5%
1) Recibe Reportes de Faltas por Incapacidad y verifica
el dato
2) Realiza Concentrado de faltas y entrega informe al Jefe de personal
3) Concentra y Recoge Retrasos de trabajadores
4) Registro Oportunamente aumentos de salarios